Melhor maneira de fazer uma planilha no Excel

Você já se encontrou perdido em meio a papéis e anotações tentando organizar suas finanças pessoais? Ou talvez você seja um profissional que precisa apresentar dados de forma clara e eficiente? 

Seja qual for a sua necessidade, criar uma planilha no Excel pode ser a solução perfeita. Neste conteúdo, você vai conhecer a melhor maneira de fazer uma planilha no Excel, com passo a passo, dicas e truques para garantir que você maximize seu tempo e esforço na ferramenta.

Vamos lá à leitura!

Por que utilizar o Excel para suas planilhas?

O Excel é uma das ferramentas mais poderosas e versáteis disponíveis para a criação de planilhas. Sua ampla gama de funcionalidades o torna indispensável tanto para usuários iniciantes quanto para profissionais experientes. Aqui estão algumas razões detalhadas para utilizar o Excel em suas tarefas diárias:

1. Organizar grandes volumes de dados

O Excel permite organizar dados de maneira estruturada, utilizando linhas e colunas que facilitam a visualização e o acesso à informação. Você pode criar tabelas bem definidas com cabeçalhos claros e subseções para categorizar diferentes tipos de informações.

2. Filtragem e classificação

A capacidade de filtrar e classificar dados é uma das principais vantagens do Excel. Você pode rapidamente encontrar informações específicas ou organizar dados em ordem crescente ou decrescente, de acordo com critérios como datas, valores numéricos ou texto.

3. Realizar cálculos complexos de forma automática

O Excel oferece uma vasta biblioteca de fórmulas e funções predefinidas que simplificam a realização de cálculos complexos. Desde operações básicas como soma e média até funções avançadas de análise financeira e estatística, o Excel automatiza cálculos que seriam demorados se feitos manualmente.

4. Automatização com macros

Para tarefas repetitivas, o Excel permite a criação de macros – pequenos programas que automatizam sequências de ações. Isso pode economizar tempo e reduzir erros em processos rotineiros.

5. Visualizar informações através de gráficos e tabelas dinâmicas

O Excel facilita a criação de gráficos que transformam dados brutos em visualizações compreensíveis. Gráficos de colunas, linhas, pizza e barras ajudam a ilustrar tendências, comparações e proporções de maneira clara e visualmente atraente.

6. Integração com outras ferramentas

O Excel é compatível com uma ampla variedade de softwares e serviços, facilitando a importação e exportação de dados. Ele pode se integrar com sistemas de gestão empresarial (ERP), bancos de dados e outras aplicações do Pacote Office, como Word e PowerPoint.

7. Colaboração em tempo real

Com o Excel Online e a integração com o OneDrive, você pode colaborar em tempo real com colegas, permitindo que múltiplos usuários editem a mesma planilha simultaneamente. Isso melhora a eficiência e reduz o tempo necessário para a revisão e aprovação de documentos.

Mas por onde começar? Se você já tentou usar o Excel e se sentiu sobrecarregado, ou se é a primeira vez que está abrindo o programa, continue a leitura para conferir como fazer uma planilha no Excel.

Como fazer uma planilha no Excel?

Criar e utilizar planilhas no Excel de forma eficiente pode parecer desafiador no início, mas com o conhecimento correto, você pode transformar dados brutos em informações úteis e organizadas. 

1. Planeje a estrutura da Planilha

Antes de abrir o Excel, é importante planejar a estrutura da sua planilha. Isso ajudará a organizar seus dados de maneira lógica e eficiente.

Pergunte-se qual é o propósito da planilha. Quais dados você precisa coletar e como pretende utilizá-los? Estabeleça claramente os objetivos para facilitar a estruturação.

Exemplo: Se a planilha for para rastreamento de projetos, seus objetivos podem incluir acompanhar prazos, tarefas e responsáveis.

Uma dica é desenhar um esboço, no papel ou em um aplicativo de notas, faça um esboço das seções e cabeçalhos que você precisará. Isso ajudará a visualizar a estrutura antes de começar a trabalhar no Excel.

Para uma planilha de projetos, você pode esboçar seções como “Nome do Projeto,” “Data de Início,” “Data de Término,” “Status” e “Responsável.”

Essa é a melhor maneira de começar a fazer uma planilha no Excel!

2. Abra e configure o Excel

Clique no ícone do Excel no seu computador ou acesse a versão online através do seu navegador e na tela inicial, selecione a opção para criar uma nova planilha em branco.

Importante: antes de começar a inserir dados, salve sua planilha com um nome significativo e em um local seguro. Isso garante que você não perderá seu trabalho em caso de imprevistos. Se estiver na versão online, confirme se os dados serão salvos automaticamente.

3. Insira os dados

Comece a inserir os dados nas células apropriadas, conforme o esboço que você criou. Mantenha a consistência no formato dos dados para facilitar a leitura e a análise.

Para entradas repetitivas, como status de projeto, crie listas suspensas que padronizam a entrada de dados e minimizam erros.

4. Aplique a formatação e estilo

Ajuste os formatos de números, datas e textos conforme necessário. Isso não só melhora a aparência da planilha, mas também facilita a leitura.

Formate a coluna “Data de Início” e “Data de Término” para exibir datas no formato “dd/mm/aaaa.

Dica: destaque dados importantes automaticamente usando formatação condicional. Por exemplo, você pode fazer com que tarefas atrasadas apareçam em vermelho.

5. Utilize fórmulas e funções

Utilize funções básicas como SOMA para somar valores, MAX para encontrar o valor máximo e MIN para o valor mínimo.

Use fórmulas também para adicionar dias a uma data, por exemplo. Use =DATA(C2 + 30), onde C2 contém a data inicial. O número de dias a ser adicionado pode variar conforme sua necessidade.

As fórmulas são ajustáveis dependendo dos intervalos, colunas e linhas que você está utilizando em sua planilha.

6. Crie gráficos para visualização

Marque o intervalo de dados que deseja incluir no gráfico. Usando o exemplo criado no esboço, use os dados das colunas “Nome do Projeto” e “Status” para criar um gráfico que mostre a distribuição dos status dos projetos.

Vá para a guia “Inserir” e escolha o tipo de gráfico que melhor representa seus dados, como gráfico de colunas, linhas ou pizza.

Dica: personalize seu gráfico, ajuste o título do gráfico, rótulos de eixos e cores para tornar o gráfico mais informativo e visualmente atraente.

7. Utilize tabelas dinâmicas

Selecione os dados de “Nome do Projeto,” “Data de Início,” “Data de Término,” “Status” e “Responsável” para criar uma tabela dinâmica que resuma as tarefas por responsável.

• Arraste os campos de interesse para as áreas de linha, coluna e valores da tabela dinâmica.
• Use filtros para ajustar a visualização dos dados conforme necessário.
• Filtre por status ou data de término para analisar os projetos de diferentes ângulos.

8. Automatize tarefas com Macros

Para executar a macro – pequenos programas que automatizam sequências de ações, vá em “Desenvolvedor,” clique em “Macros,” selecione a macro gravada, e clique em “Executar.” Se precisar ajustar, clique em “Editar” na mesma tela para abrir o Editor VBA e modificar o código conforme necessário.

Automatizar tarefas com macros no Excel poupa tempo e garante consistência nas suas planilhas. Experimente gravar e executar uma macro para simplificar seu trabalho.

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• Principais funções do programa.
• Como criar e formatar planilhas de forma eficaz.
• Usar fórmulas e funções para realizar cálculos complexos.
• Analisar dados com gráficos e tabelas dinâmicas.

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